از جمله اوراق قضایی که شهروندان در مسائل حقوقی خود به نحوی با آن برخورد می‌نمایند، اظهار نامه می‌باشد. فردی که در امری خود را صاحب حق می‌داند، حتماً لازم نیست برای مطالبه حق خویش اقدام به اقامه دعوی نماید زیرا ممکن است با درخواست ‌شفاهی از کسی که بایستی این حق را ادا نماید به مقصود خویش نایل گردد. اما در برخی موارد بایستی این مطالبه را اثبات نماید و چون اثبات مطالبه شفاهی به نوعی مشکل است، بنابراین با تنظیم اظهار نامه و ارسال آن برای مخاطب به طور رسمی اقدام به مطالبه حق خود می‌نماید. البته لازم به ذکر است که مطالبه حق تنها در صورت ارسال برگ اظهار نامه از سوی مراجع قضایی اثبات می‌گردد.

خواهان حق زمانی می‌تواند حق خود را از طریق اظهار نامه مطالبه نماید که بر اساس توافق طرفین یا به موجب قانون یا عرف موعد مطالبه آن فرا رسیده باشد.

در برخی از موارد هم ارسال اظهار نامه قبل از اقامه‌ی دعوی مورد نظر ضروری است مثلاً زمانی که محلی را به طور امانی به کارگر، سرایدار، خادم و به طور کلی به هر امین دیگری سپرده‌ایم، اگر شخص مورد نظر از استرداد مال امانی امتناع نماید که محل امانی را پس دهد در صورتی که شخص امانت دار پس از 10 روز از زمان ابلاغ اظهار نامه محل مزبور را بازپس ندهد، متصرف عدوانی محسوب می‌گردد. بنابراین در این مورد می‌توان دعوی رفع تصرف عدوانی را مطرح نمود و از مزایای این دعوی که خارج از نوبت و بدون رعایت تشریفات آیین دادرسی رسیدگی می‌گردد، استفاده کرد.

با توجه به مطالب عنوان شده نباید تصور کرد که اظهار نامه فقط به منظور مطالبه حق تنظیم می‌گردد بلکه هر شخصی می‌تواند هر نوع اظهاری که راجع به معاملات، تعهدات یا روابط دیگر خود با طرف مقابل دارد را از طریق رسمی یعنی با تنظیم و ارسال اظهار نامه به طرف خود اطلاع دهد. ذکر این نکته نیز ضروری به نظر می‌رسد که در تنظیم اظهار نامه نمی‌توان خارج از نزاکت و اخلاق عمل نمود و از الفاظ رکیک و مستهجن استفاده کرد. چون مراجع قضایی (دفاتر دادگاه‌ها و ادارات ثبت اسناد) از ابلاغ اظهار نامه‌هایی که خارج از نزاکت می‌باشد خودداری می‌نمایند.

نحوه تنظیم اظهار نامه

اوراق اظهار نامه در محل فروش تمبر و اوراق قضایی در مجتمع‌های قضایی در اختیار مراجعین گذاشته می‌شود. در صورتی که بخواهیم برای یک نفر اظهار نامه بنویسیم، می‌بایست مطالب خود را در سه نسخه تنظیم نماییم (برای هر نفر اضافی هم می‌باید یک نسخه اصلی تنظیم گردد).

نباید تصور کرد که اظهار نامه فقط به منظور مطالبه حق تنظیم می‌گردد بلکه هر شخصی می‌تواند هر نوع اظهاری که راجع به معاملات، تعهدات یا روابط دیگر خود با طرف مقابل دارد را از طریق رسمی یعنی با تنظیم و ارسال اظهار نامه به طرف خود اطلاع دهد.

پس از تهیه برگ اظهارنامه، بایستی مطالب خود را در ستون خلاصه اظهارات بنویسیم. در نوشتن این مطالب بایستی کمال دقت را داشته باشیم چون هر مطلبی که قید می‌کنیم، از آنجایی که در نهایت ذیل آن را امضا خواهیم کرد، تحت شرایطی اقرار محسوب می‌گردد و ممکن است در دعوی طرف مقابل از آن بر علیه خودمان استفاده کند. از طرف دیگر در برخی از موارد بایستی از ارسال اظهارنامه جلوگیری نماییم چون در نتیجه این کار طرف دعوا هوشیار می‌گردد و اقدام به انجام عملیاتی می‌کند که موجب از بین رفتن حقوق ادعایی خواهد شد. مثلاً اگر بخواهیم اموال بدهکار را از جهت اینکه بدهی خود را پرداخت نمی‌نماید توقیف کنیم، با ارسال اظهار نامه، بدهکار از احتمال توقیف اموال خود آگاه می‌شود و اقدام به فروش، انتقال و مخفی نمودن اموال خود می‌نماید.

نکته دیگری که در تنظیم اظهار نامه باید به آن توجه نمود، این است که از نسبت دادن جرم به طرف مقابل یا نوشتن اکاذیب خودداری نماییم چون ممکن است تحت شرایطی به عنوان مفتری یا کسی که اقدام به نشر اکاذیب نموده است از سوی طرف مقابل تحت تعقیب کیفری قرار بگیریم.

گاهی اوقات همراه با اظهار نامه می‌خواهیم سند یا مال یا وجهی را به طرف مقابل تسلیم نماییم که در این صورت آن سند یا مال یا وجه را به مرجعی که اظهارنامه را برای ابلاغ به آن تسلیم می‌نمایم تحویل می‌دهیم تا تحت نظر و حفاظت آن مرجع قرار گیرد که در این صورت اگر امکان تحویل آن همراه با اظهار نامه به طرف مقابل باشد، به ضمیمه اظهار نامه تحویل وی داده می‌شود در غیر این صورت به طرف مقابل ابلاغ می‌گردد که برای تحویل گرفتن آن به مرجع مزبور مراجعه نماید. اما اگر ضمن قرارداد متعهد شده باشیم که این اقدام (تحویل دادن موارد مذکور) در محل و ترتیب دیگری صورت پذیرد، می‌بایست بر اساس قرار داد اقدام نماییم. خواهان حق فقط زمانی میتواند تقاضای مطالبه کند که زمان تادیه حق فرا رسیده باشد .ارسال اظهارنامه همیشه ضروری نمیباشد ولی در بعضی از موارد حتماً باید ارسال شود و اقامه دعوا بعد از این عمل میسر میشود بعنوان مثال برای استرداد مالی که بصورت امانت سپرده شده لازم است در ابتدا تذکر داده شود تا اموال بازگردانده شود و اگر بازگردانده  نشود اظهارنامه بعنوان ابلاغ خواسته در دادگاه سندیت خواهد داشت.البته فقط در مورد مطالبات نیست که اظهارنامه مورد استفاده قرار میگیرد بلکه هر گونه تعهدی را میتوان بوسیله اظهارنامه به طرف متعهد اعلام کرد .برای تهیه اوراق قضایی میتوان به محل فروش تمبر و اوراق قضائی در مجتمع های قضایی مراجعه کرد که معمولا این اوراق را رایگان به درخواست کنندگان آن ارائه میدهند .اظهار نامه در سه برگ تنظیم میشود و اگر طرف شما بیشتر از یکنفر باشد به ازای هر نفر اضافه هم یک برگ اضافه میشود .باید دقت شود هنگام تکمیل اظهارنامه و نوشتن مطالب آن مطالب واقعی و مواردی که دارای مدرک میباشد نوشته شود وگرنه چون در نهایت اظهارنامه توسط فرد تنظیم کننده آن امضاء میشود بعنوان مدرک میتواند بر علیه خود شما مورد استفاده قرار بگیرد .و همچنین باید دقت داشته باشید که صرفاً اظهارنامه بواسطه امضاء اظهار کننده آن ارزش قانونی پیدا میکند و بدون آن ارزش قانونی ندارد .بعد از تکمیل اظهارنامه به واحد فروش تمبر مراجعه کرده و برای آن تمبر باطل میکنید و به واحد اظهارنامه و اداره ابلاغ مراجعه کرده و اظهارنامه را تقدیم میکنید .برای پاسخ به اظهار نامه هم به همین صورت اقدام میشود البته میتوان در خود اظهارنامه هم اقدام به پاسخگوئی کرد و مکانی برای اینکار وجود دارد .برای نتیجه گیری از اقدامات انجام شده میتوانید مدتی بعد که معمولا بیشتر از دو هفته میباشد به اداره ابلاغ مراجعه کرده و از واحد رایانه آن قسمت در مورد ابلاغ شدن اظهارنامه تحقیق کنید و در صورت ابلاغ اظهارنامه یک نسخه از اظهارنامه را دریافت میکنید و بعنوان مدرک نزد خود نگاه میدارید تا مقدمه اقدامات بعدی شما باشد  .

 کاربرد  اظهارنامه

وقتی می خواهیم چیزی را بطور رسمی به کسی بگوئیم به نحوی که بعدا بتوانیم ثابت کنیم که متن مورد نظر را به او گفته ایم،از اظهارنامه استفاده می کنیم.همچنین وقتی می خواهیم چیزی را به کسی بدهیم و او حاضر نیست آن رابگیرد،آن را ازطریق ارسال اظهارنامه به او تسلیم میکنیم.البته باید پذیرفت گاهی به موجب قانون، اظهارنامه در بعضی امور، لازم است. مانند حالتی که ما، یکی از ظهرنویسان (پشت نویسی) سفته یا چک هستیم . و این سند وصول نشده که اگر چک باشد پس از مراجعه به بانک، بانک موصوف به دارنده آن یک گواهی می دهد که در اصطلاح حقوقی می گویند برگشت خورده است. و اگر سفته باشد طی تشریفات بانکی گواهی صادر می شود و به دارنده آن تسلیم می شود که در اصطلاح حقوقی می گویند واخواست شده است.و کسی که ما سند را با ظهر نویسی به او داده ایم ، وجه آن را از ما مطالبه می کند، در این حالت ما هم باید مراتب را به نفر قبل از خودمان اطلاع دهیم (یعنی کسی که سند را به ما ارائه کرده است ) یا وقتی محلی را بطور امانت به کسی داده ایم و زمانی که می خواهیم پس بگیریم.

به موجب قانون جلوگیری از تصرف عدوانی (مصوب سال ۱۳۵۲) اول باید با اظهارنامه پس دادن ملک را از او بخواهیم و اگر پس از ۱۰ روز پس نداد، یکماه فرصت خواهیم داشت که طرح شکایت تصرف عدوانی نمائیم.

یا وقتی محل کسب را با سند عادی اجاره داده ایم و طرف مستاجر اجاره نمی پردازد باید اجاره بها را با فرستادن اظهارنامه مطالب هنمائیم و اگر پرداخت نکرد برای تخلیه،دعوی طرح نمائیم.بهرحال توصیه این است که جز در مواقع واقعا لازم از فرستادن اظهارنامه خودداری نمائیم . زیرا گاه ممکن است ارسال اظهارنامه موجبات هوشیاری طرف مقابل شود و او نیز با تزویر، آماده مقابله به نفع خود باشد. بطور مثال:

§ با ارسال اظهارنامه طرف را هوشیار کرده و وی آماده دفاع می شود و وی با این و آن مشورت میکند بطوری که اگر مشاورین طرف، افراد صالحی نباشند ممکن است امید صلح دعوی از بین برود.

§  با ارسال اظهارنامه امتیاز استفاده از عامل غافلگیری در دعوی را از دست می دهد . مثلا اگر موضوع دعوی شما مطالبه وجه باشد و قصد داشته باشیم با صدور قرار < تامین خواسته> اموال او را توقیف کنید، با وصول اظهارنامه این فرصت را پیدا می کند که اموال قابل دسترسی خود را از دسترس شما دور و پنهان کند.

§ممکن است وقتی شخصا اظهارنامه را تهیه می کنید، به علت عدم تسلط به مسائل حقوقی، ضمن بیان مطلب خود، مواردی را هم اعلام و اظهار می کنید که جنبه اقرار داشته باشد و طرف از آنها استفاده کند و یا مطلبی بنویسید که حقوق مطلق شما را بنحوی مقید و محدود کند.

§ بالاخره ارسال اظهارنامه و امید بستن به نتیجه ابلاغ آن باعث می شود زمان و وقت را در انتظار نتیجه از دست بدهید ، حال آنکه معمولا نتیجه مورد نظر حاصل و عاید نمی شود.بد نیست که به مواد قانونی در خصوص اظهارنامه نگاهی بیاندازیم:

ماده ۱۵۶ قانون آئین دادرسی مدنی چنین بیان می کند:

§ هرکس می تواند قبل از تقدیم دادخواست، حق خود را به وسیله اظهارنامه از دیگری مطالبه نماید، مشروط بر اینکه موعد مطالبه رسیده باشد. بطور کلی هرکس حق دارد اظهاراتی را که راجع به معاملات و تعهدات خود با دیگری است و بخواهد بطور رسمی به وی برساند ضمن اظهارنامه به طرف ابلاغ نماید.

§ اظهارنامه توسط اداره ثبت، اسناد و دفتر دادگاه می تواند از ابلاغ اظهارنامه هایی که حاوی مطالب خلاف اخلاق و خارج از نزاکت باشد، خودداری نمایند.

ماده ۱۵۷ همین قانون چنین عنوان می کند:

§ در صورتی که اظهارنامه مشعر (بیان) به تسلیم چیزی یا وجه یا مال یا سندی از طرف اظهارکننده و مخاطب باشد باید آن چیز یا وجه یا مال یا سند هنگام تسلیم اظهارنامه به مرجع ابلاغ ، تحت نظر و حفاظت آن مرجع قرار گیرد، مگر آنکه طرفین هنگام تعهد، محل و ترتیب دیگری را تعیین کرده باشند.